Od 25 maja 2018 r. na terenie całej UE obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. To właśnie tego dnia w życie weszło Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (GDPR, pol. RODO) oraz krajowa Ustawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r.
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, w trakcie swojej działalności przetwarza dane osobowe. Przetwarzaniem nazywamy bowiem nawet pozyskanie danych od klientów czy kontrahentów. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, nawet osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, powinna wdrożyć procedury ochrony danych osobowych zgodne z RODO.
W ramach naszej usługi przygotujemy dokumentację, przeanalizujemy funkcjonalności strony internetowej i doradzimy, jak chronić dane osobowe, by prowadzić działalność zgodnie z RODO.
Dokumentacja RODO krok po kroku
1. Ankieta RODO
Otrzymasz od nas ankietę, dzięki której dowiadujemy się, w jakim zakresie i celu przetwarzasz dane osobowe w swojej firmie. Ta ankieta jest dla nas podstawą do przygotowania dokumentacji.
Ankieta zbiera od Ciebie szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych: pytamy, o to jakie dane osobowe, w jakim zakresie i celu pobierasz, czy przekazujesz je do innych podmiotów i kto ma do nich dostęp. Co istotne, ani w ankiecie ani na kolejnych etapach procesu przygotowania dokumentacji nie prosimy Cię o przekazanie nam danych osobowych. Interesują nas tylko kategorie danych.
2. Audyt strony www lub sklepu internetowego
Audyt jest dokonywany pod kątem ochrony danych osobowych. Sprawdzimy, jakie dane i w jakim celu pozyskujesz poprzez stronę i sklep.
Choć wielu właścicielom stron wydaje się, że w swoich witrynach nie przetwarzają danych osobowych użytkowników, zazwyczaj okazuje się, że pobierane przez nich dane również objęte są ochroną. W ramach naszej usługi przeanalizujemy wszystkie formularze i funkcjonalności strony czy sklepu, które pobierają dane osobowe i wskażemy, w których miejscach należy dodać odpowiednie z punktu widzenia RODO komunikaty i klauzule.
3. Dokumentacja RODO
Opracujemy dla Ciebie dokumentację opisującą procedury ochrony danych osobowych. Jeśli zatrudniasz pracowników, dostaniesz od nas również wzory upoważnień i ewidencji tych upoważnień.
Dokumentacja RODO to zestaw dokumentów, które wskazują, w jaki sposób chronisz dane osobowe w swojej firmie. Informacje w niej zawarte dotyczą Twojej działalności i sposobu jej funkcjonowania, gdyż każdą dokumentację przygotowujemy indywidualnie. Dokumentację RODO należy przechowywać na wypadek kontroli.
4. RODO na www
Opracujemy politykę prywatności na stronę lub sklep internetowy lub dokonamy modyfikacji dokumentów, które już są na Twojej www. Otrzymasz od nas również treści klauzul, które muszą znaleźć się pod formularzami. Klauzule i dokumenty na www, które należy dodać wszędzie tam, gdzie pobierane są dane użytkowników wypełniają narzucony przez RODO obowiązek informacyjny oraz pozwalają na uzyskanie zgody na przetwarzanie danych. Bez tej zgody nie możesz przechowywać i przetwarzać danych w świetle przepisów RODO.
5. Zalecenia dotyczące ochrony danych
Wraz z dokumentacją, otrzymasz informacje, czy powinieneś coś zmienić w dotychczasowych procedurach przetwarzania danych oraz zalecenia dotyczące ochrony, by Twoja firma działała zgodnie z RODO. Nasze zalecenia odnoszą się do wszystkich wskazanych przez Ciebie w ankiecie aspektów działalności, które związane są z przetwarzaniem danych osobowych. Stosowanie się do tych zaleceń umożliwia Ci ochronę danych zgodną z RODO.
W przygotowywaniu dokumentacji RODO korzystamy nie tylko z wiedzy zdobytej na szkoleniach dotyczących ochrony danych osobowych według nowych przepisów unijnych i krajowych, ale także z naszego długoletniego doświadczenia w tworzeniu i obsłudze stron i sklepów internetowych. Dzięki temu nasza usługa wdrożenia RODO w firmie jest kompleksowa i indywidualna dla każdej działalności.
Jeżeli chcesz wdrożyć procedury i dokumenty RODO w swojej firmie, skontaktuj się z nami!